掌握應收帳款管理的關鍵作法

在現代商業模式中，如果能夠在銷售當下甚至提前收到現金，那就太完美的商業模式。但是，目前為主，除攤商、計程車、便利商店外，多數生意還是要對客戶進行放帳的方式。因為，這是競爭一部分，提供給客戶的收款條件，也會是價格和競爭的一部份。在經營績效管理筆記中，就來分享應收帳款的管理方式。

在整個應收帳款的管理機制中，事前審核是非常重要的，但是，就定期經營分析中，如何去掌握應收帳款的變化，首先，就是要掌握應收帳款比重的變化，要衡量應該帳款的比重主要就是和過去一段時間的營業額比較，其基本公式如下：

應收帳款週轉率=特定期間的營業金額/特定期間的平均應收帳款

應收帳款週轉天數=特定期間的營業天數/特定期間的應收帳款周轉率

當轉換為應收帳款天數後，就容易進行管理工作，可以設計一個特定的天數，做為管理標準，也可以針對各分支機構，或客戶群組進行設定並且進行分析。如果天數開始變長，通常就代表客戶開始拖欠帳款。

長期追蹤這個比率，可以得到一個內部管理標準值，並且可以做為規劃資金的依據，如：要準備幾個月營業資金供各地分支機構使用。如果逐漸變長，這也代表必須要進行深入的調研。如果特定客戶造成應收帳款，就應該在帳齡分析中進行。

在相同行業中，不同業者之應收帳款週轉天數高低，主要反應這個行業特性、特定業者經營方式以及該特定業者的談判條件。如果一個業者的產品或服務屬於秒殺排隊商品，那麼其實它的應收帳款周轉天數會非常低，客戶也願意敢快付錢取得這些商品和服務。所以，這背後還是反應出實質競爭能力。因此，要改善這個比率長期而言只能從改善競爭力來進行。

在討論過應收帳款周轉率後，將管理鏡頭拉回來看，到底應收帳款的管理應該包含哪些重點。應收帳款的管理工作應該要從源頭管理、過程管理和善後管理來看。源頭管理代表這筆帳款如何產生？公司可以承擔多大的風險？合約是否能夠有最基本的保障措施？等項目之設置和運作。過程管理代表是否去追蹤應該請款的項目是否按時發出帳單，並確認客戶是否收到？每月定期拜訪活動是否觀察客戶運作情況？每月內部會議是否會讓大家產生一個壓力？業務獎勵制度是否考量到帳款管理呢？等這些問題，就代表要對於應收帳款在放款期間進行管理措施。善後管理就是每月要估列多少風險金額呢？一旦發生嚴重逾期，如何進行催收和協商？如果盡量保全大部分的資產呢？這些都是必要的工作項目。

應收帳款源頭管理有幾個重要工作。首先，依據行業特定和公司戰略決定應收帳款給予方式和計算方式，所謂流通在外帳款應該如何計算？如果季節性商品是否要有每年度重新計算額度和扣帳方式等等。其次，就清楚的體系來決定可以給多少的額度？每個子公司能夠給到多少？每個客戶能夠給到多少？每個地區能夠給到多少？這些必須要明確地的規範和持續追蹤。也就是說，在一開始就將風險控制在合理範圍，才能夠給經營管理的團隊更大的授權空間。源頭管理的最重要一個重點，就必須讓應收帳款給予和收回都能夠將雙方權利義務載明在合約中。例如：逾期如何計算？按照預定月結日期？還是按照發票日期？如果是後者，那發票日期和出貨日期有無差異？在第一筆帳款逾期後，是否停止供應？是否強制全部帳款都視同道其呢？這些項目都必須載明清楚。

在放帳期間應該執行的工作。提供客戶帳款的行為，其實就像在本業中增加協助客戶融資的工作，並且利息乃是一次性包含在價金中。因此，在放帳期間，必須要如同金融機構一樣，定期執行追蹤和管控的作業。應收帳款只要一旦產生損失，就通常收回情況就非常低。
在應收帳款存續期間，有下列幾個管理重點：

1. 定期檢視客戶往來行為：定期頻率至少需要每個月一次。在這個期間，必須蒐集客戶在市場行為有無發生異常？如：大量進貨、調頭寸或做本業以外的業務等。此外，觀察客戶在每個結帳周期期間是否有異常行為，如：進貨增加、以行政理由增加驗收難度、進貨減少、拖延付款等。通常客戶行為發生變化，就是要去評估是否要啟動後續保全措施。
2. 定期評估應收帳款品質，並提列必要損失：評估每個期間各應收帳款品質。通常，按照應收帳款的帳齡計算，去估列各種必要損失項目，一般而言，採用30、60、180、360等區間進行評估。帳齡開始計算日期則是在計算前述工作必須設定清楚。實務上，月結60天開始，再去計算帳齡的話，一個帳齡60天的帳款，事實上從出貨開始已經有60天流通在外。
3. 定期和客戶核對帳款：由獨立單位編制對帳單，讓客戶進行核對，則是避免弊端和降低帳款風險的重要管控措施。實務上，對帳單製作完畢，如何讓客戶進行核對，就是每個公司按照營業特性，必須建立適合自己行業的方式。而且，可以把和客戶對帳過程，當作一次客戶溝通的管道。

應收帳款管理最後一個管理階段，就是執行善後措施。當客戶已經逾期不還款後，要開始執行善後措施。一般而言，如果先給三個月的帳期，通常逾期後一到二個月開始動作，因此，通常都已經在半年後，其實這個時候已經有點晚，不過，還是要執行下列幾個管理重點：

1. 由業務以外單位進行管制和催收措施：首先，要先決定客戶在逾期不同階段（或是從開始接近逾期時），就要開始建立管制程序，如：停止出貨、加強通知客戶要收款。將帳款移到專責單位開始進行調研和處理。這個階段處理需要更多法律、談判等專業，並且降低業務人員的人情挑戰，畢竟業務人員是訓練來做生意，不是收帳的！
2. 進行法律、稅務和會計上必要程序：按照原先簽約內容和法律程序進行各項保全措施，以避免延誤處理時間。在會計處理上，服和催收款要件，則要轉到其他科目，並且提列必要損失。在稅務上，則要去取得必要憑證，去認列損失（收不到錢，也要能夠去抵稅）。此外，也要按照內部績效管理規則，歸入責任部門的成績單。
3. 進行必要內部檢討和更新必要程序和模式：產生呆帳並且無法收回時候，必須檢討內部防範機制，增加必要程序，以避免後續再次失誤。檢討時候，要先對事，然後，再評估是否人為疏忽或故意。如果有疏忽，則必須要給予懲處。如果有故意，那麼一定要開除，因為，這代表你的損失絕非這一筆。此外，如果有建構資料庫，則要把這次經驗記錄下來。

以上為應收帳款在不同時期之重要管理重點，分享給對這個議題有興趣的人。

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